1 - ارائه درخواست متقاضی به مدیر گروه آموزشی مربوطه
2 -تصویب در گروه آموزشی
3- تصویب در شورای دانشکده
4 -ارسال مصوبه شورای دانشکده توسط رئیس دانشکده به حوزه ریاست دانشگاه، جهت تصمیم‌گیري نهایی توسط هیئت رئیسه
لازم است اعضای محترم متقاضی متعهد شوند در صورتی‌که در مدت مرخصی بدون حقوق، اقدام به انتشار مقاله، کتاب و تولید سایر آثار نمایند، نام دانشگاه ملایر را به عنوان مؤسسه محل کار خود در آن آثار ذکر نمایند.
رعایت مواد 89 و 90 و سایر مواد آئین‌نامه استخدامی اعضای هیئت علمی ضروری است.
ماده 89 - عضو رسمی مؤسسه به استثناي مشمولان تبصره 3 ماده 73 آئین‌نامه استخدامی اعضای هیئت علمی، در صورت نداشتن مرخصی استحقاقی ذخیره شده، می‌تواند در طول مدت خدمت خود با رعایت ضوابط مقرر در ماده 90 آئین‌نامه، حداکثر 3 سال از مرخصی بدون حقوق استفاده نماید.
تبصره- عضو پیمانی در موارد ضروري و استثنایی، مشروط به آنکه به برنامه‌هاي آموزشی و پژوهشی مؤسسه لطمه نزند، صرفاً در مدت قرارداد و حداکثر به مدت 4 ماه مجاز به استفاده از مرخصی بدون حقوق است. در هر حال مجموع مرخصی‌هاي بدون حقوق عضو پیمانی با رعایت سقف 4 ماه در مدت قرارداد، نمی‌تواند از 3 سال در طول خدمت وي بیشتر باشد.
ماده 90 - عضو رسمی قطعی مؤسسه می‌تواند در طول مدت خدمت خود با موافقت واحد سازمانی ذيربط و تأیید بالاترین مقام مسؤول مؤسسه حداکثر 3 سال از مرخصی بدون حقوق استفاده نماید. در صورتی‌که درخواست مرخصی بدون حقوق براي ادامه تحصیل در مقطع دکتري تخصصی در رشته مربوط به شغل فرد باشد، این مدت با تصویب هیئت رئیسه مؤسسه تا 2 سال قابل افزایش خواهد بود. در هر حال مجموع مرخصی بدون حقوق عضو رسمی قطعی در طول مدت خدمت حداکثر 5 سال می‌باشد.
تبصره 1 - شمول مفاد این ماده در خصوص عضو رسمی آزمایشی اعم از اعطاء و یا تمدید مدت مرخصی بدون حقوق براي ادامه تحصیل در مقطع دکتري تخصصی در رشته مربوط به شغل وي تا سقف 3 سال، منوط به اخذ مجوز از هیئت رئیسه مؤسسه خواهد بود. در هر حال مجموع مرخصی بدون‌حقوق عضو رسمی‌آزمایشی مشمول این تبصره در طول مدت خدمت حداکثر 3 سال می‌باشد.
تبصره 2 - بانوان عضو رسمی که همسر آنان به واسطه حکم رسمی دستگاه‌هاي اجرایی در مأموریت خارج از کشور هستند، می‌توانند تا پایان مأموریت همسر خود و در طول خدمت حداکثر به مدت 5 سال از مرخصی بدون حقوق استفاده نمایند.
تبصره 3 - مدت مرخصی بدون حقوق جزء سابقه خدمت بازنشستگی محسوب نمی‌گردد. مگر آن که با موافقت مؤسسه و صندوق بازنشستگی ذيربط، کسورات بازنشستگی به‌طور کامل از سوي عضو پرداخت گردد.
تبصره 4 - مدت مرخصی بدون حقوق عضو براي ادامه تحصیلات عالی و تخصصی در رشته‌هاي مورد نیاز مؤسسه، مشروط به این‌که منجر به اخذ مدرك تحصیلی کارشناسی ارشد و یا دکتري تخصصی شود، از لحاظ بازنشستگی و وظیفه با پرداخت کسور مربوط از سوي عضو، جزء سابقه خدمت رسمی عضو محسوب می‌شود.
تبصره 5 - عضو در ایام مرخصی بدون حقوق می‌تواند با پرداخت کامل حق سرانه بیمه درمانی به صورت آزاد و بیمه تکمیلی، از خدمات بیمه‌اي استفاده نماید.