1-       فرم مربوط به تبدیل وضعیت به طور کامل تکمیل شود و جدول های خالی با نشان (- ) پر شود.

2-       مدارک در کلاسور دارای کاورهای چسبیده قرارداده شود و بر روی جلد، مشخصات متقاضی شامل : نام و نام خانوادگی . . . . ، متقاضی تبدیل وضعیت از . . به. . . . ، گروه . . . . ، دانشکده . . . . ، دانشگاه ملایر ، شماره تماس . . . . الصاق شود.

3-       نامه مربوط از دبیر محترم هیات اجرایی جذب دریافت شود و برای ثبت به دفتر کارگروه علمی و مسوول کار گروه بررسی توانایی علمی هیات علمی اجرایی جذب ارایه شود.

4-       مدارک از راست به چپ مجموعه کلاسور و از بالا به پایین کاورها قرارداده شود تا از مفقود شدن مدارک پیش گیری شود.

5-       کپی مدارک تحصیلی ، کپی شناسنامه ، کپی کارت ملی ، کپی وضعیت نظام وظیفه دریک فولدر اول مجموعه قرار گیرد.

6-       قراردادن فرم های مربوط به بند 1 ( بخش فعالیت های فرهنگی ) در یک برگ فولدر جداگانه قرار گیرد.

7-       قراردادن فرم های مربوط به بند2 ( بخش فعالیت های آموزشی ) در یک برگ فولدر جداگانه بعدی قرار گیرد.

8-       قراردادن فرم های مربوط به بند 3 ( بخش فعالیت های پژوهشی ) در یک برگ فولدر جداگانه بعدی قرار گیرد.

9-       قراردادن فرم های مربوط به بند 4 ( بخش فعالیت های اجرایی ) در یک برگ فولدر جداگانه بعدی قرار گیرد.

10-   مستندات هر یک از بندها به ترتیب مندرج در فرم های مربوط در کاور های جداگانه قرارداده شود.

11-   در قسمت لبه هر کاور برچسب با ذکر کد مربوط ذکر شده در بالای هر جدول به صورت تایپ شده قرارداده شود و برای هریک از برچسب های بندهای چهارگانه رنگ های زرد ( فرهنگی ) ، آبی (آموزشی ) ، فسفری ( پژوهشی ) و صورتی (اجرایی ) به کار رود.

12-    لازم است تصویر تمام صفحات چاپ شده هر مقاله در برگه های پشت و رو موجود باشد و مستند اعتبار مجله مربوط (ISI ، ISC ،IF ، نمایه تامسون، نمایه اسکوپوس ، اعتبار علمی پژوهشی وزارت علوم و . . . . ) در آخرین صفحه قرار گرفته و همگی با هم منگنه شده در کاور جداگانه قرار گرفته و بر چسب مربوط نصب شود و در بند 3-1 ذکر شوند.

13-   مدرک مقاله چاپ شده در مجموعه مقاله های هر همایش و مدرک ارایه مقاله همان همایش باید منگنه شده در کنار هم در کاور قرارداده شود.

14-   تمامی کپی موارد باید مهر برابر اصل را دارا باشند.

15-   CD فرم ها و مستندات اسکن شده پرونده برای بایگانی در کارگروه باید تحویل شود. (مستندات اسکن شده هر بند جداگانه و با ذکر نام های مربوط)

16-   در ستون های امتیازات کارگروه بررسی توانایی علمی و هیات اجرایی جذب تا تکمیل مستندات و تایید نهایی چیزی تایپ نشود.

17-   در پایین جدول هایی که در بیش از یک صفحه ادامه پیدا می کندد لازم است کادر محل امضا ها وجود داشته باشد.

18-   مقاله ها و مستندات چند برگی حتماً منگنه شده باشند.

19-   ارائه کپی فرم های پر شده برای بایگانی در دفتر کارگروه بررسی توانایی علمی ضروری است.

20-    ارائه CD با همه مستندات که به صورت اسکن شده یا به صورت پی دی اف در آن قرار گرفته باشد، برای بایگانی در دفتر کارگروه بررسی توانایی علمی ضروری است.